Automatisation des activités : Améliorez votre activité et gagnez du temps grâce à ces outils

29 avril 2021

Pour les propriétaires d'entreprise aujourd'hui, l'automatisation des affaires est une aubaine. Alors que nous vivons à l'ère du solopreneur numérique, le fait de s'appuyer sur la technologie pour nous aider à effectuer des tâches essentielles en arrière-plan peut facilement donner l'impression qu'une petite entreprise est grande de l'extérieur.

La possibilité d'automatiser votre entreprise permet également aux propriétaires de se concentrer sur des projets générateurs de valeur plutôt que de s'embourber dans des tâches administratives ou autres que vous pouvez automatiser.

Avec la disponibilité toujours croissante de logiciels d'automatisation freemium de haute qualité, la barrière à l'entrée pour améliorer votre activité par l'automatisation n'a jamais été aussi basse.

Désormais, les petites entreprises peuvent, en un rien de temps, gérer leurs médias sociaux, suivre leurs clients, payer leurs factures, envoyer des diffusions par courrier électronique, recevoir des informations clés sur leurs données commerciales, organiser leurs ventes, gérer leurs stocks, etc. grâce aux outils d'automatisation des activités.

En tant que chef d'entreprise, l'une des clés du succès consiste à travailler plus intelligemment, et non plus durement, et plus vous pouvez automatiser de tâches banales mais nécessaires, mieux c'est.

Alors, qu'est-ce que l'automatisation des affaires, et comment pouvez-vous commencer aujourd'hui ? C'est dans cette partie que nous commençons à décortiquer le sujet et à vous montrer les outils d'automatisation que vous pouvez utiliser pour commencer à automatiser votre entreprise dès aujourd'hui.

Activités d'automatisation

Les propriétaires d'entreprises peuvent aujourd'hui améliorer l'efficacité de leur activité et réduire les erreurs coûteuses grâce à l'automatisation des processus d'entreprise et à l'utilisation d'outils d'automatisation.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'affaires ?

L'automatisation des processus d'affaires (BPA), ou l'automatisation des affaires en abrégé, consiste à transformer des processus d'affaires banals et complexes en routines automatisées à l'aide d'un logiciel en tant que service (Saas).

L'automatisation des entreprises a pour avantage de rationaliser et d'augmenter massivement la valeur d'une entreprise, tout en améliorant le service à la clientèle et en vous permettant, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur les activités à fort revenu plutôt que sur les tâches de routine.

Tout en améliorant la prestation de services, l'automatisation des processus d'entreprise (BPA) permet également de réduire les coûts. En dehors des bogues ou des pannes de serveur, les outils d'automatisation sont rarement en panne ou font des erreurs.

Il suffit de consacrer un peu de temps à l'installation et à l'intégration dans l'entreprise, puis vous n'avez plus qu'à vous asseoir et à laisser faire. Si un bon SaaS peut coûter à votre entreprise entre $30 et $1000 par mois, comparez ce coût à celui d'une équipe d'employés et vous verrez que les économies réalisées sont considérables.

Dans le cas de la fabrication, l'automatisation des entreprises a changé le visage de la chaîne d'approvisionnement mondiale. Lorsque Henry Ford a été le pionnier de la méthode scientifique de la chaîne de montage, il a montré que l'automatisation de certains emplois pouvait entraîner une réduction des coûts plus importante grâce à la production de masse et à l'efficacité.

À l'échelle inférieure, les propriétaires d'entreprises peuvent aujourd'hui améliorer l'efficacité de leurs activités et réduire les erreurs coûteuses grâce à l'automatisation des processus d'entreprise et à l'utilisation d'outils d'automatisation.

Processus d'entreprise

Types d'automatisation des entreprises

Une entreprise est plus que le produit ou le service qui est vendu. Elle est plus que les recettes, les dépenses, les employés ou les clients. Demandez à 10 personnes différentes de définir une entreprise, et vous obtiendrez 10 réponses différentes.

Bien que nous soyons entourés d'entreprises tous les jours - de la voiture que vous conduisez au téléphone que vous avez dans votre poche, en passant par la nourriture que vous mangez et le lit dans lequel vous dormez - une entreprise est un amalgame massif de différents départements qui travaillent ensemble pour réaliser un bénéfice par la vente d'un produit ou d'un service.

Cela étant, plus les entrepreneurs peuvent décomposer et automatiser les processus d'entreprise, plus l'entreprise sera facile et efficace, ce qui vous permettra de vous concentrer sur les choses qui ne peuvent être automatisées - la communication avec les employés, la recherche, le développement et l'innovation, la conception - vous savez, les choses qui nous rendent humains.

Vous trouverez ci-dessous six domaines que vous pouvez commencer à automatiser dès aujourd'hui.

Outil de flux de travail

Automatisation des ventes et du marketing

Le marketing est effectivement tout ce que votre entreprise fait pour générer des prospects pour votre entreprise. Qu'il s'agisse d'acheter des publicités sur Facebook ou de participer à un podcast. Si vous mettez votre entreprise en avant dans le vaste monde, vous la commercialisez.

En ce qui concerne l'automatisation, le marketing numérique a ouvert une nouvelle ère de logiciels d'automatisation du marketing relativement faciles à utiliser, qui incluent des règles que vous pouvez appliquer à vos publicités afin qu'elles fonctionnent comme vous le souhaitez.

Si vous souhaitez augmenter votre budget sur les publicités les plus performantes ou le réduire sur les moins performantes, vous le pouvez.

En ce qui concerne les ventes, il a été démontré à maintes reprises que la meilleure façon de générer des revenus est de faire progresser les clients potentiels le long de l'entonnoir, tout au long de votre parcours de vente.

Qu'il s'agisse de campagnes de courrier électronique automatisées, de reciblage publicitaire pour les paniers abandonnés ou de l'organisation d'appels de vente au moyen d'un logiciel de planification, l'automatisation de vos ventes et de votre marketing réduit les tâches fastidieuses et vous aide à convertir un prospect en client.

Automatiser le marketing

Votre équipe peut travailler de manière autonome tout en donnant des mises à jour simples sans avoir à envoyer d'innombrables courriels.

CRM et gestion des processus

La capacité d'automatiser le CRM et le BPA grâce à des outils d'automatisation est probablement l'activité la plus génératrice de valeur de cette liste. La gestion de la relation client (CRM), ou le concept de gestion de vos clients/leads et de leur suivi tout au long d'un processus de vente, est devenue extraordinairement plus facile et plus efficace grâce à la puissance de la technologie.

Les entreprises n'ont plus besoin de conserver des rames de données sur les clients rangées dans des classeurs. Fini le temps où l'on ne savait pas si une facture avait été envoyée ou si un client avait été relancé après une demande.

La gestion de la relation client (CRM) consiste à fournir des processus automatisés de gestion qui permettent aux entreprises de contacter, de suivre et de se concentrer sur les clients (potentiels) et de les guider à travers un système conçu pour les encourager à acheter quelque chose.

Un changement de jeu pour une entreprise, car il fournit des données et des outils clés qui indiquent à un employé les tâches à effectuer ou les clients à contacter pour atteindre les objectifs de revenus et/ou les indicateurs clés de performance.

Suivi des utilisateurs avec le CRM

Médias sociaux

Ah, les merveilles des médias sociaux ne cessent de m'étonner. Malgré le fait que la plupart des gens utilisent les médias sociaux pour regarder des vidéos de chats ou pour traquer les ex-partenaires Les médias sociaux sont devenus un élément indispensable de toute entreprise aujourd'hui.

Si vous avez une entreprise et que vous ne disposez pas d'un compte de médias sociaux, non seulement vous vous placez derrière tous vos concurrents, mais vous passez à côté de milliards de clients potentiels.

Réussir sur les médias sociaux demande beaucoup d'efforts. De la publication d'un contenu unique et attrayant au moins une fois par jour à la communication avec les clients, il faut parfois une équipe d'experts pour faire d'un compte de médias sociaux un succès.

Pour les entreprises émergentes et en croissance, il arrive que vous n'ayez pas le temps de gérer plusieurs comptes de médias sociaux. C'est là que les logiciels de planification peuvent vous aider.

Les logiciels de planification des médias sociaux peuvent non seulement vous aider à publier des messages sur plusieurs comptes à la fois, aux moments où vos clients idéaux sont les plus actifs, mais ils peuvent également vous donner un aperçu de vos comptes, mentions, commentaires, messages directs, etc.

Demandez à n'importe quelle entreprise en croissance ou grande entreprise, et elles vous diront toutes que l'automatisation du marketing des médias sociaux est une pierre angulaire de leurs efforts de marketing commercial.

Marketing de site web

Gestion de projet

En automatisant vos projets et vos tâches à l'avance, vous gagnerez des heures de temps à l'avenir.

Grâce à une plateforme d'automatisation conçue pour vous aider dans la gestion de projets, les propriétaires d'entreprises peuvent facilement rationaliser certains processus commerciaux, et votre équipe peut travailler de manière autonome tout en donnant des mises à jour simples sans avoir à envoyer d'innombrables courriels.

Le mot clé ici est "intégration".

L'adoption par votre équipe d'une solution de gestion de projet automatisée suscitera probablement une certaine résistance initiale.

Mais une fois qu'un système aura été mis en place, la gestion des tâches et des projets des employés sera beaucoup plus facile.

Avec un outil d'automatisation de la gestion de projet, vous pouvez ;

  • Assigner des tâches
  • Obtenez des mises à jour sur chaque tâche
  • Créer des échéances automatisées
  • Partager des documents
  • Recevoir des notifications
  • Automatiser l'envoi d'e-mails et de factures
  • Et bien plus encore
Un employé utilisant des outils de gestion de projet

Automatisation de la finance et de la comptabilité

Si les finances et la comptabilité ne sont pas exactement des sujets sexy dans le monde des affaires, l'automatisation de vos factures, bilans et impôts l'est certainement.

Grâce aux outils d'automatisation, vous pouvez vous débarrasser du grand livre papier et des classeurs remplis de factures et opter pour un système basé sur le cloud qui permettra de sauver de nombreux arbres.

Grâce aux nombreuses fonctionnalités et aux multiples plateformes disponibles, il n'est pas nécessaire d'avoir un diplôme de comptabilité pour utiliser un outil d'automatisation de la comptabilité.

Économisez les coûts d'un comptable ou d'un service financier sophistiqué et automatisez plutôt les finances de votre entreprise.

Entreprises utilisant des logiciels de finance

Automatisation des RH

Si le concept d'accueil des employés vous fait peur, dites bonjour à l'automatisation des RH.

L'automatisation des RH permet aux entreprises de télécharger des supports de formation et de les transmettre au compte-gouttes aux nouveaux employés pour qu'ils puissent se familiariser avec des règles commerciales complexes, un flux de travail de vente et de marketing ou le suivi et la gestion des clients.

L'ère des cours en ligne nous a montré à quel point il est facile de former des personnes et de les guider à l'aide d'une vidéo et d'un document étape par étape.

L'automatisation de ce processus sur le lieu de travail est désormais une réalité grâce à des outils d'automatisation qui simplifient les processus métier de base.

Processus RH

Outils essentiels d'automatisation des activités

Si tous les outils d'automatisation des entreprises sont payants, il en existe un gratuit et deux bon marché qui sont absolument indispensables.

La plupart des SaaS s'appuient sur un modèle freemium, dans lequel certaines fonctionnalités sont gratuites et des outils plus puissants se cachent derrière un mur payant.

Pour les propriétaires de start-up, ces fonctionnalités gratuites sont plus que suffisantes pour démarrer.

Google Drive

Je pense que tous les entrepreneurs et les propriétaires de start-up devraient être au courant.

Je ne connais aucune autre plateforme qui offre gratuitement des fonctionnalités ou un espace de stockage similaires à ceux de Google Drive.

Avec Google Drive, non seulement vous pouvez remplacer complètement MS Office par une version en ligne gratuite, mais vous pouvez aussi partager et collaborer en ligne, générer des pistes, préparer des présentations parfaites, envoyer des courriels et stocker des fichiers (jusqu'à 15 Go dans la version gratuite).

Ce site web/application est la solution parfaite pour tout entrepreneur en phase de démarrage et le meilleur endroit pour commencer.

Gestion des clients à l'aide de Drive

Zapier

Votre site web, votre messagerie et votre CRM sont-ils hébergés sur des plateformes différentes ?

Vous voulez relier une demande de renseignements sur Facebook à une plateforme de gestion de projet qui notifie un agent commercial ? Zapier peut faire tout cela et bien plus encore.

Avec Zapier, vous pouvez relier plusieurs outils d'automatisation de l'entreprise à des logiciels de marketing, de gestion et de planification, et plus encore, sans avoir à transférer manuellement des informations importantes sur les clients/utilisateurs.

Zapier est essentiel pour toute personne désireuse de se lancer dans l'automatisation des activités.

CRM

Comme nous l'avons dit plus haut, le CRM est au cœur de l'automatisation des processus métier.

Si vous cherchez à améliorer votre activité et à développer des processus et des règles de gestion qui vous aident, vous et votre équipe, à nouer le dialogue avec le client, à améliorer le flux de travail des prospects et à fournir des analyses qui aident votre équipe à gérer des tâches génératrices de valeur, alors souscrivez à un CRM.

Faites-le dès le début et intégrez-le à votre activité dès le début.

Le faire rétrospectivement peut rendre l'intégration des processus d'entreprise existants plus difficile et susciter la résistance des employés.

Plus tôt vous pourrez mettre en place des balises et un système d'automatisation des activités au sein de votre CRM, plus facile sera la gestion à long terme.

Logiciel d'automatisation

Jusqu'à présent, nous avons tout appris sur les brillants avantages que les outils d'automatisation des affaires peuvent offrir à une entreprise en pleine croissance.

Il est maintenant temps d'examiner les logiciels spécifiques que vous pouvez utiliser aujourd'hui.

Tout d'abord, analysez votre entreprise et voyez ce que vous voulez automatiser.

Vous voulez améliorer votre CRM ou mettre en place un système de planification où les clients peuvent choisir les heures d'appel et recevoir des e-mails de confirmation automatisés ?

Commencez par l'intégration d'un seul logiciel, puis développez-la à partir de là.

Pour le suivi de la communication avec les clients

HubSpot

L'une des plus grandes et des meilleures entreprises de logiciels de CRM.

Grâce à son interface conviviale et à son modèle d'abonnement "build your own", Hubspot est une excellente option pour ceux qui débutent.

Vous pouvez utiliser Hubspot gratuitement grâce à son modèle freemium, mais si vous voulez accéder à ses fonctions premium plus puissantes, vous devrez débourser quelques dollars.

Salesforce

Le plus grand concurrent de HubSpot, Salesforce, a fait de Marc Benioff (le fondateur et PDG de la société) un homme très, très riche. Conçu pour les entreprises ayant des besoins plus complexes, Salesforce est un logiciel d'automatisation des activités commerciales incroyablement puissant, mais son prix est élevé.

Hubspot Vs Salesforce

Pour gérer vos médias sociaux

Hootsuite

En matière d'automatisation du marketing, Hootsuite est une référence. Avec un tableau de bord simple et un modèle freemium puissant, c'est un excellent point de départ pour quiconque envisage d'automatiser ses médias sociaux.

Plus tard

Later s'impose comme un rival très compétent de Hootsuite dans le domaine de l'automatisation du marketing. Les deux sont tellement similaires qu'il est difficile de distinguer un avantage quelconque à choisir l'un plutôt que l'autre.

Comme les deux offrent des fonctionnalités gratuites, pourquoi ne pas les essayer et voir ce que vous préférez ?

Hootsuite Vs Later

Pour envoyer les e-mails de vos clients

MailChimp

Vieille école mais fiable. Mailchimp existe depuis longtemps, ce qui signifie qu'il a appris ce que ses utilisateurs recherchent dans une plateforme de messagerie.

Mailchimp, qui propose des modèles de pages de renvoi, des flux de travail automatisés et des renvois automatiques, est une excellente option pour pratiquer le marketing par courriel.

Gestion des clients à l'aide de Mailchimp

Pour gérer les projets de votre équipe

Asana

Deux entreprises se démarquent pour moi dans ce domaine, et l'une d'entre elles est Asana. J'utilise Asana depuis un certain nombre d'années maintenant et je n'ai aucun problème avec cette solution.

Son modèle freemium est puissant et son interface est facile à utiliser, ce qui constitue une barrière à l'entrée incroyablement basse.

Trello

En tant que concurrent, Trello a sans doute plus de succès qu'Asana et s'avère très populaire auprès des équipes du monde entier.

Bien que le modèle freemium offre moins de fonctionnalités qu'Asana, le propriétaire de Trello, Atlassian, est une puissance dans le domaine des outils de productivité, on peut donc dire qu'il sait ce qu'il fait.

Outils de gestion de projet

Pour prendre les appels des clients

Calendly

Y en a-t-il d'autres ?

Calendly est un logiciel fantastique qui est essentiel à l'automatisation efficace des activités des personnes qui prennent des appels de vente.

Il peut également être utilisé par les indépendants, les consultants ou toute personne qui travaille par vidéoconférence.

Avec la possibilité d'ajouter vos propres horaires, la confirmation des rendez-vous par courriel et l'intégration de Zoom en standard, Calendly s'impose comme un outil d'automatisation de la prise de rendez-vous de qualité.

Plate-forme Calendly

Pour la gestion de vos comptes

QuickBooks

Quickbooks est un logiciel d'automatisation de la comptabilité développé par Intuit - les géants du logiciel fiscal américain. Pour les entrepreneurs qui n'ont pas de diplôme de comptabilité ou qui n'ont pas la tête aux chiffres, Quickbooks peut les aider.

Il permet aux utilisateurs de suivre les dépenses et les factures et présente des données clés pour prendre des décisions financières importantes pour l'entreprise.

Gestion des finances des clients

Pour trouver des informations sur votre entreprise

Google Analytics

Bien qu'il en existe d'autres, Google Analytics est de loin le logiciel d'analyse le plus populaire sur le Web aujourd'hui.

Vous pouvez facilement intégrer le logiciel à n'importe quel site sur le web et trouver des informations sur votre entreprise que vous ne pensiez pas être possible.

Avec des tableaux de bord faciles à construire, des données commerciales clés, et ai-je mentionné qu'il est entièrement gratuit ?

Google Analytics fait partie des outils essentiels dont tout propriétaire d'entreprise a besoin.

Pour tout relier entre eux

Zapier

Ah, mon seul et unique. J'adore Zapier (ce que vous avez probablement deviné puisque c'est la deuxième fois que j'en parle).

Bien qu'il existe d'autres applications qui peuvent vous aider à établir un lien avec le SaaS, Zapier est le meilleur.

Avec 100 zaps gratuits par mois et un nombre apparemment infini d'utilisations, si vous voulez améliorer l'automatisation de votre entreprise, cela commence avec Zapier.

Zapier

Si les entreprises automatisent tout, que reste-t-il ?

Eh bien, consultez notre blog sur devenir un entrepreneur numérique pour le découvrir.

À l'ère du travail à distance et du rêve de s'allonger sur la plage pendant que des robots font tout le travail à votre place, l'automatisation des entreprises est un concept passionnant à adopter.

Pour un entrepreneur en phase de démarrage, l'automatisation des processus d'entreprise est la clé pour faire évoluer votre entreprise à moindre coût et vous permettre, à vous et à votre équipe, d'innover, d'imaginer et de vous développer de manière passionnante, ce qui est le propre des entreprises.

Les processus d'entreprise ne doivent pas être ennuyeux ou décourageants ; ils doivent être considérés comme la feuille de route pour améliorer votre entreprise. Sans processus d'entreprise, il est très facile de s'enliser dans les détails et de voir son entreprise perdre de la valeur.

Automatisez autant que vous le pouvez et laissez les robots faire tout le travail pour vous. N'est-ce pas là le but de l'avenir ?

A propos de l'auteur : Joe Soie -

Joseph est un consultant en création d'entreprise, un rédacteur publicitaire et un propriétaire d'entreprise avec 9 ans de PQE. Il est extrêmement centré sur le client, capable de travailler sur un large éventail de sujets et de fournir des normes de haute qualité sur des projets de toutes tailles pour des clients du monde entier. Vue sur Linkedin

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