Alors vous voulez créer une agence à distance ? Cela ne m'étonne pas. La popularité des agences à distance n'a cessé de croître. L'infrastructure s'est améliorée, permettant aux individus de faire leurs bagages et de travailler de n'importe où dans le monde avec une connexion Internet stable.
L'impact de la pandémie de Covid-19 a montré que le travail à domicile ou à distance est une véritable possibilité pour ceux qui le souhaitent.
Et avec des avantages flexibles, l'absence de politique de bureau ou de trajet à gérer, il n'est pas étonnant que de plus en plus de personnes adoptent le luxe du travail à distance.
Comment pouvez-vous commencer à créer votre agence à distance dès aujourd'hui ? Heureusement pour vous, nous avons élaboré ce guide pratique (court) pour vous expliquer le processus. Plongeons-y.
Qu'est-ce qu'une agence numérique ?
Une agence numérique (à distance) peut être décrite comme une entreprise de services qui ne dispose pas d'un emplacement physique/bureau pour accueillir ses employés.
Les membres de l'équipe de l'agence à distance peuvent provenir de différents coins du globe, opérer dans des fuseaux horaires différents, mais utiliser les outils de l'entreprise pour se connecter et collaborer sur les projets.
Cependant, même si tout cela semble être un jeu d'enfant, il existe des inconvénients importants, tels que l'isolement, la communication et les problèmes de productivité.
Avant d'entrer dans le vif du sujet, voyons ce que vous êtes venu voir, les avantages.
Avec une agence numérique à distance, les seuls coûts de démarrage que vous avez sont l'achat de votre ordinateur portable.
Les bonnes choses
Faibles coûts de démarrage
Mise en place d'un l'activité physique est coûteuse.
Il n'était pas rare que les gens se rendent à leur banque locale et jouent leur vie sur leur entreprise en travaillant pour obtenir un prêt.
Les entreprises physiques doivent payer un loyer pour des bureaux, et elles doivent acheter du matériel - ordinateurs, meubles, éclairage. En revanche, avec une agence numérique à distance, les seuls coûts de démarrage sont l'achat d'un ordinateur portable (que vous avez probablement déjà) et les frais de création d'un site Web ou d'un MVP.
Avec des coûts aussi bas, les risques sont réduits. Je suis sûr que nous sommes tous d'accord pour dire que c'est un avantage net !
Une plus grande réserve de talents
Trouver des équipes créatives ou des employés de qualité lorsque vous avez une entreprise physique signifie que vous êtes limité aux personnes qui vivent dans le voisinage local.
Une agence à distance, en revanche, a accès à des employés potentiels dans le monde entier.
Cette augmentation significative de la portée de la recherche d'employés n'est pas seulement bénéfique puisqu'elle augmente vos chances de trouver un employé de qualité, mais elle peut aussi, là encore, réduire vos frais généraux.
Le recrutement de talents dans les pays en développement est souvent beaucoup moins cher que dans les pays développés.
Un ingénieur logiciel aux Philippines, par exemple, vous fera économiser plus d'argent qu'un ingénieur basé aux États-Unis. Si vous souhaitez en savoir plus, nous avons consacré un article entier à ce sujet. ici.
Heures de travail 24/7
Ne paniquez pas. Cela ne signifie pas que vous devez travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, mais avec des employés de votre équipe répartis dans le monde entier, vous pouvez effectivement garder vos portes ouvertes en permanence.
De plus, en introduisant des outils d'automatisation dans le flux de travail de votre service clientèle, vous pouvez communiquer et interagir avec les clients à tout moment de la journée.
Flexibilité
Lorsqu'ils travaillent dans des agences éloignées, les membres de l'équipe travaillent souvent sur la base d'un projet.
Ceux qui ont opté pour le travail à distance savent souvent quand ils sont le plus productifs. Cela peut être pendant la nuit ou aux premières heures du matin.
En supprimant les attentes traditionnelles du 9 à 5, les membres de l'équipe peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes pour respecter les délais et augmenter leur productivité.
Ils peuvent faire des pauses quand ils en ont besoin et revenir au travail frais et dispos, prêts à terminer le travail.
Pour de nombreuses personnes, cette flexibilité supplémentaire est un avantage crucial pour la construction et le travail dans une agence éloignée.
Des clients dans le monde entier
Si vous pouvez engager des personnes d'autres pays, vous pouvez être engagé par des clients du monde entier. Développer une entreprise consiste à mettre votre produit ou service à la disposition d'un plus grand nombre de personnes.
Le fait d'être en ligne et à distance, avec la flexibilité supplémentaire d'avoir des employés dans différents coins du monde, permet à votre entreprise d'être accessible à toute personne disposant d'une connexion internet.
Montrer souvent votre visage à vos employés est un excellent moyen d'établir des relations.
Comment gérer les membres d'une équipe à distance
L'un des aspects les plus difficiles de la création d'une agence numérique est de s'assurer que vous pouvez gérer efficacement les membres de votre équipe.
L'une des choses les plus importantes que nous considérons comme acquises lorsque nous travaillons dans un bureau est la communication fluide.
Lorsque vous travaillez à distance, vous ne pouvez pas vous rendre au bureau d'un employé et lui parler d'un projet. Alors comment les agences numériques peuvent-elles s'assurer que la productivité d'une équipe ne diminue pas ?
Utilisez les bons outils
Il est essentiel d'utiliser les bons outils afin de pouvoir suivre l'évolution des tâches essentielles.
Les outils de gestion de projet basés sur le cloud offrent une excellente ressource pour collaborer avec les travailleurs à distance et s'assurer que chacun est en phase avec ses responsabilités.
Des outils tels que Monday.com et Asana vous permettent de classer certaines activités par ordre de priorité et d'indiquer clairement sur quel travail ou projet vos employés doivent travailler.
Assurez-vous que vous pouvez suivre le travail de vos employés
Le jury n'est pas encore fixé sur ce point. Si vous y allez trop fort, vous finirez par faire l'équivalent numérique de regarder par-dessus l'épaule de quelqu'un quand il travaille. Si vous y allez trop doucement, vous risquez d'être exploité.
Les outils de suivi du temps permettent aux employés distants d'enregistrer leur temps de travail. Les projets étant généralement payés à l'heure, vous devrez demander à vos employés de soumettre des rapports horaires pour vous assurer qu'ils effectuent les heures prévues ou qu'ils ne dépassent pas le nombre d'heures convenu.
Des outils comme Clockify et TimeDoctor peuvent offrir une solution simple et directe.
Sauter sur des appels Zoom/Vidéo réguliers
Montrer souvent votre visage à vos employés est un excellent moyen d'établir des relations. Un outil gratuit comme Zoom peut contribuer à rapprocher votre équipe, ce dont les agences à distance peuvent largement bénéficier.
Les appels vidéo améliorent la communication entre les membres de l'équipe de manière exponentielle, car nous pouvons voir les expressions faciales et le langage corporel des gens et entendre le ton de leur voix.
Les appels vidéo sont également un excellent moyen de transmettre des informations importantes.
Définissez les attentes en matière de communication avant de commencer
Identifiez les règles de communication standardisées au sein de votre équipe.
La communication peut faire la différence entre une équipe à distance qui réussit et une autre qui échoue. Attendez-vous de votre équipe qu'elle réponde immédiatement aux messages ? Doit-il y avoir une heure fixe à laquelle tout le monde est en ligne ? Devez-vous organiser une téléconférence d'équipe une fois par semaine ? Fixez des limites dès le départ afin que chacun puisse gérer ses attentes et connaître sa place.
Les meilleurs outils de gestion de projet
Il est impératif de disposer des bons outils pour créer une agence à distance performante et communicante.
De la gestion de projet aux outils de création, ces logiciels contribuent à créer la culture d'une agence à distance et permettent aux équipes de partager les travaux auxquels elles participent.
Asana
Mon logiciel de gestion de projet préféré. Créez des tableaux de projets, attribuez des tâches et développez des flux de travail. Avec Asana, vous pouvez attribuer des rôles et des responsabilités pour vous assurer que les employés savent sur quels projets ils travaillent et pour quel client.
Clockify
Si vous souhaitez que vos employés puissent suivre le temps qu'ils consacrent à leurs tâches, Clockify est fait pour vous. Avec des options de facturation, la possibilité d'ajouter et de diviser des clients et d'identifier des projets, Clockify est un excellent outil polyvalent gratuit pour suivre le temps passé sur une tâche.
Zoom
Où était Zoom il y a 24 mois ? L'outil de vidéoconférence le plus populaire au monde vous permet de programmer des réunions et s'intègre à votre agenda. Avec la possibilité de définir des heures de réunion qui changent en fonction de l'emplacement des participants, c'est un excellent outil pour rester en contact avec les clients et les équipes.
Canva
Votre agence a besoin d'un travail créatif ? Dans le créneau du marketing numérique ? Ou vous voulez concevoir des documents internes accrocheurs ? Canva a tout ce qu'il vous faut. Avec des capacités d'innovation étonnantes et puissantes pour tout faire, des logos aux documents, Canva est un outil formidable pour couvrir tous vos besoins créatifs.
Slack
Slack est une bête quand il s'agit de communication interne. Grâce à un processus de configuration simple et à la possibilité de créer autant de "salles" que vous le souhaitez sur la plateforme, Slack permet de rester facilement au courant des activités de votre équipe dans le monde entier.
Est-ce uniquement pour le marketing numérique ?
Nope. Une agence à distance peut couvrir une grande variété de secteurs. Comme la pandémie nous l'a montré, la plupart des entreprises peuvent fonctionner efficacement alors que leurs travailleurs restent à la maison. Voici quelques exemples d'agences à distance potentielles ;
- Développement de logiciels
- Une agence immobilière
- Gestion des médias sociaux
- Conseil en gestion
- Coaching de vie/coaching santé et bien-être
- Consultations juridiques
- Agence de voyage
- Achat de médias/publicité
- eCommerce
Tant que vous développez un flux de travail solide qui montre comment vos processus fonctionnent étape par étape, vous pouvez gérer n'importe quel client, partout dans le monde, dans n'importe quel secteur.
Si vous cherchez à créer une agence à distance, réfléchissez à votre rôle actuel et à la manière dont vous pourriez le faire évoluer vers un rôle qui puisse fonctionner à distance.
Par où commencer
Alors, comment commencer à créer une agence numérique ?
- Choisissez votre niche: Une niche est un domaine ou une industrie dans lequel vous voulez opérer. Allez-vous développer une société de logiciels qui propose des recettes de cuisine pouvant être cuisinées en moins de 30 minutes ou une agence immobilière qui se concentre uniquement sur les locations à court terme à Houston ?
- Choisissez votre pays: Ce point est important pour plusieurs raisons. Tout d'abord, elle déterminera où vous allez constituer votre entreprise en société et donc payer des impôts. Deuxièmement, vos coûts de démarrage peuvent changer, car certains outils logiciels sont plus chers si votre entreprise est située dans des pays développés.
- Choisissez votre structure de prix: Allez-vous facturer les clients à l'heure ou au forfait ? Pourquoi pas un modèle par abonnement ? Faites des recherches sur vos concurrents et voyez comment vous pouvez élaborer un modèle de tarification compétitif en fonction des services que vous proposez.
- Commencez à constituer une équipe: Le recrutement des bonnes personnes est sans doute l'une des parties les plus difficiles de la création d'une agence numérique réussie. Comme la plupart des agences sont basées sur le service, vous devez vous assurer que les nouveaux employés peuvent gérer des tâches ou des emplois individuels. Au cours de votre processus d'intégration, l'une des meilleures façons de vous assurer que quelqu'un est à la hauteur est de lui confier une tâche. Ainsi, vous n'avez pas à passer d'entretien et vous pouvez évaluer objectivement le niveau de compétence de la personne.
- Maintenir la productivité/communiquer avec votre équipe: À l'aide des outils décrits ci-dessus, veillez à ce que votre équipe sache comment vous allez attribuer les tâches et comment elle peut vous tenir au courant de leur avancement. Le maintien de la productivité et de la communication est essentiel pour partir du bon pied.
- Mettre en place des systèmes: Les flux de travail et la mise en place de procédures opérationnelles standard sont la sauce secrète pour développer une agence à distance prospère. Une fois que vous aurez établi un flux de travail solide, vous remarquerez que la plupart des choses peuvent être automatisées - communication avec les clients, facturation, attribution des tâches et mises à jour. Donnez à votre équipe les outils et les flux de travail dont elle a besoin pour être efficace et comprendre comment travailler au mieux dans votre agence dès le début.
Résumé
Créer une agence à distance n'a jamais été aussi facile. Avec un réservoir de talents en constante expansion qui s'étend sur le globe, les entrepreneurs d'aujourd'hui peuvent profiter de vitesses Internet rapides et d'une infrastructure en ligne améliorée qui leur permet de mettre leur entreprise en ligne sans les frais généraux coûteux.
Faites des recherches, identifiez votre niche, investissez dans un logiciel de qualité et mettez au point des processus pour intégrer des personnes qualifiées et tirer parti d'une base de clients qui s'étend aux quatre coins du monde.
