Une gestion efficace du temps consiste à exercer un contrôle sur les activités et le temps nécessaire, ce qui est souvent accompli par les moyens suivants la délégation de tâches aux autres. Contrôler le temps passé sur les bonnes tâches peut vous aider à être plus productif. Compétences en matière de gestion du temps sont indispensables pour que tout le travail soit effectué à temps dans l'entreprise.
Les techniques de gestion du temps réduisent le stress des gestionnaires et permettent une production plus efficace. Dans les affaires, le temps est essentiel ; il est donc crucial de l'utiliser à bon escient. Les gestionnaires et les administrateurs ont besoin d'un leader fort, non pas en faisant tout le travail vous-même, mais en soutenant votre équipe et en étant disponible lorsqu'elle a besoin de vous.
Délégation de tâches peut sembler simple, et ceux qui y parviennent le font souvent croire, mais une délégation réussie exige beaucoup de confiance, de communication et de coopération. Cependant, votre équipe en bénéficie si vous maîtrisez et exécutez bien le processus de délégation. Cet article de blog explorera la science de la délégation et comment vous pouvez l'utiliser à votre avantage !
Pourquoi est-il important de déléguer ?
En tant que dirigeant efficace, vous ne pouvez pas et ne devez pas tout faire vous-même ; la délégation est donc cruciale. Votre personnel sera davantage responsabilisé par la délégation, et celle-ci favorisera également la confiance et la croissance professionnelle.
En outre, elle enseigne aux dirigeants comment choisir les personnes les plus qualifiées pour assumer des tâches particulières ou des projets essentiels. Bien entendu, le fait de confier des responsabilités à d'autres personnes peut réduire votre charge de travail.
L'un des avantages est que les personnes qui travaillent pour vous pourront acquérir de nouvelles compétences et élargir leurs connaissances, ce qui les préparera à des rôles futurs comportant davantage de responsabilités.
La délégation peut également être un signe fort de votre considération et de votre confiance dans le jugement de vos employés. Le dévouement des employés à leur travail, à leur organisation et surtout à leur patron est généralement plus élevé lorsqu'ils se sentent en confiance et valorisés.
Supposons que vous êtes un chef d'équipe, un... entrepreneurou dans une position de pouvoir comparable. Dans ce cas, la délégation sera cruciale pour maximiser votre rendement et préserver votre santé mentale lorsque vous travaillez sous pression ou avec une lourde charge de travail.
Le problème est que de nombreux propriétaires et dirigeants d'entreprise sont incapables de déléguer efficacement ou ne veulent pas le faire, sauf si cela est nécessaire. Comme tout autre talent, la délégation du travail s'apprend et se développe avec le temps.
La délégation peut également être un signe fort de votre considération et de votre confiance dans le jugement de vos employés. Le dévouement des employés à leur travail, à leur organisation et surtout à leur patron est généralement plus élevé lorsqu'ils se sentent en confiance et valorisés.
Sur le lieu de travail, la délégation consiste à donner à quelqu'un d'autre des tâches à accomplir pour terminer un travail, un projet ou une procédure donnés.
Toutes les entreprises et toutes les régions du monde ont recours à la délégation. Chaque fois que des groupes d'individus travaillent ensemble sur des projets, que ce soit dans le secteur public ou privé, une certaine délégation aura lieu pour synchroniser les charges de travail et rationaliser les délais.
Pourquoi est-il crucial d'améliorer vos techniques de délégation et de devenir un meilleur délégant ? Il est indispensable dans votre vie professionnelle de communiquer les missions et d'expliquer les raisons évoquées dans la description ci-dessus.
Toutefois, le dynamique interpersonnelle utilisés lors de la délégation de tâches ne sont pas aussi simples. Lorsque cela est fait correctement, vous permettez à votre personnel de fonctionner de manière optimale et de se sentir bien. Les choses ne sont pas si belles lorsqu'elles sont mal faites.
Respecter le temps de chacun
Une délégation efficace permet de raccourcir les courriels, de respecter le calendrier des appels vidéo et des conférences téléphoniques, et de n'inclure que les parties nécessaires dans les boucles lors des réunions. Les personnes qui l'utilisent créent des environnements de communication bien plus efficaces et respectent le temps des employés.
Aujourd'hui, il ne serait pas facile de trouver quelqu'un qui ne considère pas son temps comme l'un de ses biens les plus précieux. Le temps est respecté par les délégations les plus efficaces, quel que soit le contexte, qui communiquent avec précision, brièveté et détermination.
Réduire la microgestion
L'un des comportements managériaux inappropriés les plus courants auxquels les employés sont confrontés est le suivant microgestion. Ces managers dits "hélicoptères" font de la microgestion pour diverses raisons. Certaines personnes sont fermement convaincues que pour que quelque chose soit fait correctement, elles doivent le faire elles-mêmes.
D'autres peuvent être inexpérimentés dans des rôles de gestion et ne pas se rendre compte qu'ils font de la microgestion. D'autres encore s'engagent dans la microgestion à des fins moins altruistes, se méfiant des compétences et de la gestion du temps des membres de leur personnel, n'accordant qu'à leurs idées une priorité absolue, ou cherchant des occasions de s'attribuer le mérite du travail des autres.
La délégation permet de doter les subordonnés directs des connaissances et des ressources dont ils ont besoin pour accomplir leur travail avant de les laisser agir de manière indépendante.
Diminuer les conflits
Une délégation efficace offre toutes les connaissances et spécificités requises pour une tâche déléguée ou la gestion d'un projet donné. En outre, elle fournit des repères pour le projet et garantit que les attentes sont conformes dès le départ, sans surprises ni malentendus.
En conséquence, les équipes s'efforcent de combler les lacunes des processus laissées par leur direction, avec moins de désaccords internes et externes. Chacun est conscient de ses responsabilités à l'intérieur d'une tâche donnée et du moment où il doit les accomplir en supprimant les limbes de processus frictionnels.
Renforcer l'engagement des employés
Une délégation efficace favorise et renforce l'adhésion des employés. Selon les recherches, les managers qui confient à leurs collaborateurs des tâches routinières, orientées vers un objectif ou à valeur ajoutée, augmentent la probabilité que le travail soit d'un niveau supérieur.
Donner à ses subordonnés directs un travail significatif est également une stratégie essentielle pour encadrer les membres du personnel, développer leurs compétences, mettre en valeur leurs capacités intrinsèques et les faire se sentir indispensables.
Maintenir l'architecture organisationnelle
Une délégation bien menée permet de maintenir des processus de communication compatibles avec l'ensemble de la structure organisationnelle. Elle permet aux membres du personnel de savoir à qui s'adresser en cas de problème ou de question, où aller et comment être plus productif.
Principales raisons pour lesquelles les dirigeants ne veulent pas déléguer
La plupart du temps, les causes de la délégation médiocre sont plus complexes. Certains dirigeants ont du mal à déléguer parce qu'ils sont des maniaques du contrôle qui ne peuvent pas lâcher les rênes du pouvoir.
Manque de bande passante
Le manque de bande passante est une cause fréquente d'échec du leadership en délégation. Les dirigeants ne peuvent pas lever la tête à temps pour déterminer ce qui doit être fait et qui peut le faire.
Lorsqu'ils délèguent des tâches, ils le font souvent au mauvais niveau ou sans instructions claires, car ils n'ont pas de visibilité directe. Leurs tentatives de délégation ont donc plus de chances d'échouer.
Ils ont trop peur d'échouer
Les leaders qui ont peur d'échouer peuvent s'accrocher à leurs tâches et refuser de les déléguer efficacement. Pour s'assurer que le travail est effectué selon les normes appropriées, ils pensent qu'ils doivent assumer le leadership et délivrer directement la mission.
Certains patrons disent : "Faites-le vous-même si vous voulez que ce soit bien fait." C'est un piège de productivité. Lorsque les managers se comportent de cette manière, ils finissent par "thésauriser" leur travail et refusent de le partager avec leur personnel.
Manque de confiance dans les membres de leur équipe
De nombreux patrons ont du mal à croire en leurs employés. Vous n'avez pas nécessairement tort si vous ne croyez pas en votre équipe. Mais si vous voulez donner des devoirs aux membres de votre équipe, vous devez vous attaquer à ces difficultés de confiance.
Ce que vous voulez éviter, c'est que le manque de confiance de votre équipe devienne une prophétie auto-réalisatrice, où vous y croyez et où ils commencent à y croire.
Manque de savoir-faire
Le manque d'expertise est le véritable problème de certains cadres. Ils peuvent peut-être manquer de pratique. Ils pourraient ne pas avoir appris à déléguer efficacement (par exemple, ils n'ont jamais eu de bon modèle démontrant cette capacité).
Crainte du risque de réputation
Certains cadres s'abstiennent de déléguer des tâches par souci de leur réputation. Certains dirigeants craignent que le fait de confier des tâches aux membres de l'équipe soit interprété comme un signe de paresse ou de téléchargement de travail. Certains chefs d'équipe craignent que les efforts des membres de l'équipe ne soient pas à la hauteur de leurs exigences.
Quand ils aiment les détails
Certaines personnes adorent travailler sur les détails. De nombreux managers ou cadres supérieurs aiment être obsédés par des détails mineurs plutôt que de considérer les aspects stratégiques de leur poste.
Le fait d'être constamment préoccupé par les détails a l'inconvénient de rendre le lâcher prise très difficile. Il vous sera plus difficile de déléguer des responsabilités si vous commencez à être obsédé par les petites choses que quelqu'un d'autre devrait penser.
Ne pas obtenir de crédit
Tout le monde aime se réjouir de temps en temps d'un éloge bien mérité. En fait, pour certaines personnes, recevoir des éloges est ce qui les fait avancer et les motive. Un grand leader, cependant, est prêt à partager la gloire.
Il fait preuve d'humilité, d'un sens du travail en équipe et d'un style de leadership axé sur le service. Vous communiquez sincèrement que vous êtes plus important que l'équipe potentielle que vous avez rassemblée autour de vous lorsque vous cessez de laisser les autres diriger, gérer ou "faire" parce que vous désirez la meute dans le dos.
Délégué au chômage
De temps à autre, les dirigeants peuvent craindre de perdre leur emploi s'ils délèguent leurs responsabilités. D'abord, c'est peut-être exact.
Vous ne pouvez que présumer que c'est pour le mieux si c'est le cas. Il est peut-être temps de suivre les conseils du Seigneur pour vous et l'organisation si d'autres peuvent accomplir votre tâche plus efficacement.
Deuxièmement, et il est plus probable que ce soit le cas, vous démontrez fréquemment votre valeur à vos patrons si vous pouvez déléguer avec succès le travail et le leadership aux autres. Les délégués sont des leaders que les excellents chefs d'organisation ne veulent jamais perdre.
Perdre les tâches que j'aime
Il s'agit d'une justification plus délicate pour ne pas déléguer le travail. D'une part, il peut être égoïste pour les dirigeants de se réserver leurs tâches essentielles.
Souvent, pour qu'eux-mêmes et l'équipe progressent, les leaders doivent renoncer.
D'un autre côté, ils peuvent aimer accomplir certaines activités car ils les font naturellement. Une personne n'est pas automatiquement appelée à diriger l'équipe ou à diriger le département simplement parce qu'elle est un bon représentant commercial, un bon pasteur adjoint ou une bonne secrétaire.
Incapacité à encadrer et à former l'équipe
Enfin, certains leaders ne font pas un excellent travail en matière de formation. Bien qu'ils soient incroyablement talentueux, ils ont du mal à aider les membres de leur équipe à devenir compétents.
Comment déterminer quand déléguer
Le fait que les dirigeants ne soient pas certains des tâches spécifiques qu'ils doivent ou ne doivent pas déléguer constitue un autre obstacle majeur à la délégation. Il y a probablement des tâches particulières que vous devriez gérer vous-même et d'autres que vous devriez déléguer dans le travail de chaque manager, surtout pour les managers débutants.
En effectuant un audit de vos tâches à l'aide des lignes directrices ci-dessous, vous pourrez déterminer lesquelles peuvent être confiées à quelqu'un d'autre :
- Minuscule : Les petits boulots sont des tâches minutieuses qui peuvent être terminées rapidement mais qui s'accumulent au fil du temps. Un assistant peut organiser des réunions, réserver des vols pour des déplacements professionnels ou débarrasser votre boîte de réception des spams et des communications marketing.
- Ennuyeux : Les tâches anodines, comme le téléchargement des informations sur les prospects de votre programme d'automatisation du marketing vers votre CRM, sont considérées comme des tâches fastidieuses. Les tâches fastidieuses sont simples à déléguer et ne nécessitent pas beaucoup de talent.
- Cela prend du temps : Les tâches qui prennent du temps permettent de diviser le travail en segments plus petits et d'en confier certaines parties à d'autres membres. Si vous effectuez fréquemment des tâches qui prennent du temps, recherchez les possibilités de déléguer certains aspects de ces tâches à d'autres.
- Enseignable : Avez-vous des tâches que vous pourriez apprendre à quelqu'un d'autre à accomplir sans trop de difficultés ? Une tâche est un bon candidat pour la délégation si elle peut être enseignée et ne nécessite pas de connaissances que vous seul possédez.
- Terrible : Vous n'avez peut-être pas de compétences en matière de conception, et il vous faut six fois plus de temps qu'un concepteur professionnel pour réaliser les visuels de vos articles de blog. Il est préférable de confier cette tâche à quelqu'un qui possède les compétences nécessaires pour la réaliser efficacement.
- Sensible au facteur temps : Il serait peut-être préférable de s'occuper de toutes les tâches associées à un projet sensible au facteur temps, mais si vous n'avez pas assez de temps pour le faire de cette façon, il est temps de trouver des moyens de confier une partie de cette tâche à d'autres membres de l'équipe.
Vous pouvez également envisager de transmettre les tâches que vous aimez accomplir mais que vous n'êtes plus obligé de faire dans le cadre de votre travail.
Il est temps de déléguer et de former la personne qui assumera ces responsabilités à votre place si vous avez récemment accédé à un poste de direction et que vous avez des projets favoris du temps où vous étiez un contributeur individuel.
Comment déléguer des tâches de manière efficace
1. Apprenez à lâcher prise
L'incapacité à se détacher de leur travail est le principal problème que rencontrent la plupart des nouveaux patrons et dirigeants. Parfois, ils sont tellement déterminés à faire leur travail qu'ils n'acceptent pas l'aide d'un membre de l'équipe.
D'autres fois, ils craignent que personne d'autre ne possède les connaissances ou les compétences nécessaires pour mener à bien la tâche. Quelle que soit la situation, apprendre à lâcher prise doit être votre objectif principal. Ne déléguez d'abord que les responsabilités les plus mineures, puis augmentez progressivement votre niveau.
Améliorez la confiance entre vous et vos collègues en apprenant à mieux connaître votre équipe. Si vous voulez que votre équipe réussisse, commencez petit et réalisez qu'un jour ou l'autre, vous devrez abandonner votre tâche.
2. Établir un système de priorité ferme
Commencez à créer un système de hiérarchisation des tâches dans le cadre du processus de recrutement. Créez au moins cinq catégories basées sur la quantité d'efforts et de compétences requises pour un travail, en sachant que ce système changera en fonction de votre expérience, de votre secteur et des tâches que vous gérez souvent.
Les tâches relevant des catégories de compétences les plus faibles peuvent être déléguées à d'autres personnes, tandis que celles relevant des catégories les plus élevées doivent rester dans votre assiette.
L'incapacité à se détacher de leur travail est le principal problème que rencontrent la plupart des nouveaux patrons et dirigeants. Parfois, ils sont tellement déterminés à faire leur travail qu'ils n'acceptent pas l'aide d'un membre de l'équipe.
Vous devez être en mesure de choisir les activités à déléguer en fonction de leur niveau de travail. Par exemple, en confiant à quelqu'un d'autre la responsabilité d'une tâche qui demande beaucoup d'efforts mais peu d'expertise, vous vous libérez du temps.
Vous pouvez mieux appréhender la nature de vos responsabilités et les confier à d'autres si vous établissez un système strict de hiérarchisation des priorités.
3. Jouez sur les points forts de vos travailleurs
Le mieux serait de devenir un leader compétent en apprenant à connaître les bizarreries des membres de votre équipe. Chaque personne a des forces et des limites, ainsi qu'une variété actuelle et potentielle de talents que vous devez connaître.
Tenez compte de votre équipe lorsque vous déléguez, et confiez la tâche à la personne qui possède les talents les plus pertinents. Cela peut sembler évident, mais trop souvent, les patrons confient des tâches à la personne la plus accessible ou la moins chargée.
Il est également crucial de maintenir la cohérence. Par exemple, le fait de confier à une même personne le même type de travail au fil du temps améliorera son aptitude à ce travail.
4. Toujours inclure des instructions
Même si la procédure de la tâche vous semble évidente, veillez à envoyer des instructions avec chaque mission. Incluez toutes les instructions particulières que vous avez sur la façon dont le travail doit être effectué. Assurez-vous que tout le monde est au courant des délais ou des étapes à respecter.
Vous pouvez éviter la plupart des problèmes de communication en donnant des instructions claires dès le départ, ce qui vous permettra de mener à bien vos responsabilités. Il s'agit d'une approche proactive que vous et votre personnel apprécierez.
5. N'ayez pas peur d'enseigner de nouvelles compétences
Une tâche figurant sur votre liste de choses à faire peut être déléguée même si un membre de votre équipe n'a pas les compétences nécessaires pour l'accomplir. N'hésitez pas à enseigner dans le cadre du processus de délégation, car la plupart des compétences peuvent être acquises, bien que certaines le soient plus facilement que d'autres.
Considérez cela comme un investissement, même si l'attribution des premières tâches vous prendra plus de temps qu'elle ne vous en fera gagner (car vous devrez former l'employé choisi). En transmettant ces compétences, vous ouvrirez la voie à la délégation future de toutes les tâches comparables à cette personne, ce qui vous fera finalement gagner plus de temps que vous n'en avez gagné pendant la formation.
6. Faites confiance, mais vérifiez
Une fois qu'une tâche a été assignée, remettez l'exécution de cette tâche entre les mains de votre coéquipier. Cela permettra à l'individu d'aborder le travail de la manière qui lui semble la plus efficace.
Néanmoins, n'hésitez pas à intervenir pour vous assurer que la tâche se déroule comme prévu. Par exemple, si vous avez donné à un étudiant un devoir il y a une semaine et qu'il doit le rendre demain, vous pouvez être sûr qu'il est à jour, mais vous devez tout de même lui envoyer un e-mail de confirmation rapide pour vous assurer qu'il n'a aucun problème.
Cela peut accroître le respect et la confiance entre les membres de votre équipe et éliminer les lacunes en matière de communication ou de compréhension.
Conclusion : Comment la délégation peut vous aider à faire plus en moins de temps
Envisagez de tenter une course de relais tout seul. Ce ne serait pas très efficace. Comme il s'agit d'une épreuve d'équipe, chacun doit passer le relais et assumer la charge. Même le chef d'équipe sait combien il est crucial de s'assurer que chacun fait son travail. Sans la délégation de tâchesune course de relais est juste une tentative de perte.
Déléguer efficacement exige un équilibre délicat, ce qui n'est pas une mince affaire. De nombreux professionnels s'efforcent de gérer l'appartenance à une équipe tout au long de leur carrière sans prendre le contrôle des équipes ou des projets. Bien qu'il y ait un tiraillement compréhensible, le temps peut le résoudre, l'effort et le désir du patient d'essayer de nouvelles choses.
Ces meilleures pratiques de délégation font appel à la psychologie organisationnelle et sociale pour vous aider à répartir plus efficacement le travail au sein de votre équipe, tout en introduisant des changements plus importants dans la gestion de projet et les processus.
